Description
Un poste de validation est une nécessité si vous souhaitez une interaction simple, efficace et fluide entre les tâches numériques automatisées (par le robot RPA ou autre) et les collaborateurs de l’entreprises. Cet outil est proposé par certains fournisseurs RPA, dont celui de UiPath présenté dans cet article.
Cette interaction permet notamment de:
- Faire un contrôle « 4 yeux » sur des points critiques à vérifier par un collaborateur
- Donner une validation d’exécution au robot
- Valider l’extraction de données d’un document scanné
- Si besoin, compléter l’extraction incomplète
- Enseigner au robot comment trier des documents
Regardons à présent comment une catégorisation, puis une révision d’extraction fonctionnent.
Catégorisation de documents
Le bot (robot software) va d’abord chercher les documents à traiter, dans une boîte mail ou déposés dans un dossier ou stockés dans une application tierce. Ensuite, il les lit, en utilisant du OCR si nécessaire, pour pouvoir les trier selon la méthode prédéfinie. Plusieurs méthodes existent, mais les plus communes sont par mots clés (l’importance de chaque mot clé peut être pondérée) ou par une intelligence artificielle entrainée (IA). Si ces deux méthodes échouent, ou que le seuil de confiance n’est pas atteint, le document est présenté à un collaborateur avec une liste à choix. Le collaborateur a même la possibilité d’indiquer des éléments distinctifs du document pour permettre à ces deux méthodes d’apprendre.
Validation d’extraction
Comme décrit dans l’article Numérisation de documents, l’extraction des données d’un document se fait automatiquement. Cependant, pas toujours avec succès. Le document peut avoir une donnée manquante ou un format légèrement différent, une tache de café, etc. Avant de considérer que plus rien ne va et de tout mettre en erreur, le robot va faire appel à la matière grise d’un collaborateur pour qu’il lui indique ce qui lui manque. Ou la personne peut effectivement indiquer que ce document est erroné. Pour certains cas sensibles, on demandera systématiquement la validation d’un collaborateur pour s’assurer de l’exactitude des données.
Alors comment est-ce que cela fonctionne ? Le collaborateur est averti qu’une nouvelle tâche lui est assigné. Il peut donc se connecter sur le poste de validation. Pour UiPath, c’est une application Web, donc il peut se connecter avec son navigateur favori. Après cela, le collaborateur peut ouvrir la tâche et voit ceci:
A droite, la personne peut voir le document en question et à gauche, les données qui sont requises, ainsi que les valeurs extraites par le robot. A côté de chaque valeur extraite se trouve le taux de confiance d’extraction. Le collaborateur peut simplement cliquer sur chaque valeur extraite et l’image à gauche se centre autour de la valeur extraite. Elle est même surlignée par une couleur correspondante. Il peut ainsi rapidement et ergonomiquement vérifier l’extraction. Il n’a donc rien à faire si tout est correct. Mais considérons les cas de figures suivants:
- Une valeur est manquante mais présente dans le document, il est possible de sélectionner sur l’image pour l’ajouter
- Il y a eu extraction d’une valeur, mais erronée, on modifie simplement dans le champs
- Si la valeur est totalement manquante, on laisse vide
- Le document est erroné, il peut cliquer sur le bouton erreur et indiquer la raison du rejet
Ce qui est remarquable est la possibilité d’extraction de tables entières et de pouvoir faire valider cela simplement aux collaborateurs. C’est aussi fort utile pour entrainer les IA. Vous pouvez voir sur l’image ci-dessous un exemple d’extraction automatique avec 4 erreurs rapidement détectables grâce au surlignement.
Le but étant de rendre la tâche longue, intensive et répétitive la plus simple possible. Cela en augmentant grandement l’efficacité de chaque collaborateur. En effet, il n’a plus besoin de chercher et ouvrir chaque document. Ils sont tous organisés et en file d’attente prêts à être traités. Il ne doit plus copier au clavier toutes les valeurs, ce qui réduit beaucoup le risque de fautes de frappe. Et finalement, il ne doit pas saisir ces valeurs dans les applications concernées (souvent plus qu’une seule application !), ni classer/ranger le document. Ce produit s’intègre dans la suite Document Understanding de UiPath. Vous pouvez voir un article complet à ce propos ici.
Pour les curieux, vous pouvez voir ci-dessous une courte vidéo démontrant comment le poste de validation est utilisé.
Pourriez vous en profitez? Êtes vous prêts à essayer?