Gestion automatique des factures de créanciers avec le RPA

1. Avant tout, mettre au clair le processus

Avant d’automatiser quoi que ce soit, il est essentiel de bien comprendre le processus des factures en définissant chaque étape nécessaire, chaque action que vous ou vos collègues effectuez. Un bon moyen d’y parvenir est de dessiner un workflow et/ou un arbre de décision. Il existe également des outils tels que le Task Mining ou le Process Mining qui vous aident à collecter en détail ce qui se passe dans vos processus. Souvent, nous effectuons l’analyse à votre place pour vous libérer du temps.

Le processus présenté dans cet article a en résumé :

• 3 canaux de communication où les factures arrivent : Par courrier, E-mail et E-Bill (directement dans l’e-banking)
• Une liste de fournisseurs avec chacun son propre format de facture (connu à l’avance !)
• Un outil pour gérer la comptabilité et les paiements de l’entreprise où les étapes sont standardisées.
• Un flux de décision pour savoir quel compte est concerné par la facture
• Une étape de validation des paiements saisis dans le système.

Chaque point ci-dessus est découpé en étapes et celles-ci sont documentées.  En étant précis, vous pouvez définir des règles de contrôle poour une meilleure sécurité (le numéro de référence doit être de 27 chiffres, pour le prestataire A, le montant total doit être inférieur à 5’000CHF…).

2. Définissez un champ d’action réaliste

Sans bras, un robot numérique ne peut pas ouvrir le courrier… Mais je pourrais peut-être scanner ou prendre une photo du courrier et faire appel à ce robot avec l’aide du traitement d’image pour m’assister. Réduisant ainsi ma charge de travail.

Gardez en tête que l’idée est de vous simplifier la vie, de réduire votre charge de travail administratif, libérer du temps! Bien que le processus global peut être très complexe et comporter de nombreuses exceptions, en découpant le problème vous pouvez mettre en avant des éléments clairs et peu complexes. Constatez ce qu’il est le plus judicieux et utile d’automatiser et commencez peut-être par un ou deux formats de facture dont le volume est important. Diviser pour mieux régner ! Avec le RPA, il n’est pas nécessaire (ni forcément judicieux selons les processus) de viser 100% d’automatisation. En quelques jours, vous aurez déjà automatisé une grande partie du travail. Avec ce temps supplémentaire dont vous disposez maintenant, vous pouvez étendre l’automatisation à de nouveaux cas.

Commencez petit, commencez intelligemment.

3. Démonstration du traitement automatique des factures des créanciers par RPA

Dans la démonstration suivante, nous allons voir un robot numérique de l’outil UiPath traiter une facture de frais de téléphone. La facture est reçue par e-mail et le robot va la chercher et l’ouvre en arrière-plan, la lit et en extrait les valeurs intéressantes. Nous ne voyons rien de tout cela (sauf dans les messages logs). L’étape suivante consiste à saisir ces informations dans notre outil et à préparer un ordre de paiement. Cette partie est visible car le robot interagit avec l’outil, ici une WebApp nommée Bexio. Une fois qu’il a fini avec une facture, il passera à la suivante jusqu’à ce qu’il n’y en ait plus.

Avec cette automatisation, il suffit au collaborateur de faire 1 clic sur Bexio pour valider et envoyer l’ordre de paiement à la banque (oui, il est aussi possible d’automatiser ce click!). On gagne beaucoup de temps et on élimine le risque de fautes de frappe. Jetez-y un coup d’oeil :

4. Conclusion et ce qu’il faut pour avoir un tel robot

Dans la vidéo que nous avons vu, il n’y a pas d’intelligence artificielle. Le robot sait exactement quoi mettre et où pour chaque facture grâce à un arbre de décision.
Exemple textuel :

• S’agit-il d’une facture de Salt/Lidl ?
  • Oui, alors mettez-la sur 6570 Frais informatiques.
• Est-ce une facture de Groupe Mutuel ?
  • Oui, c’est la facture de l’assurance accident ?
    • Oui, alors mettez-la sur le compte 5730
    • Non. Est-ce la facture pour l’assurance maladie journalière ?
      • Oui, alors 5740.

Si l’on souhaite modifier une règle dans cet arbre, en quelques dizaines de minutes c’est fait. Comme modifier le compte 6570 à 6510 (coûts de communications).

Pour automatiser ce processus complet, il n’a falu que 2-3 jours pour le mettre en place, tester, stabiliser et le mettre en production. Car tout était connu d’avance et il n’y avait pas de déviations dans le processus. La mise en place d’un robot virtuel RPA nécessite alors que quelques jours de travail d’un expert externe et de quelques heures de travail de la part du client. Il est bien sûr possible d’adapter le robot à vos besoins et qu’il travaille avec vos applications (SAP, Oracle, Abaccus, Microsoft…)! On peut même lui ajouter de l’OCR ou qu’il communique avec une IA.

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