Mise en situation
Solution
La solution de numérisation de document peut être mise en place de manière progressive en débutant pour les structures de document les plus volumineux, ayant ainsi un impact fort dès le début. Elle implique une intervention par un collaborateur sur un poste de validation uniquement lorsqu’une donnée obligatoire est manquante/fausse, dans un mauvais format, avec une confiance d’extraction faible ou qu’un contrôle 4 yeux est exigé. Le reste est traité automatiquement par le robot!
Cela peut s’appliquer à plusieurs type de documents. Ici c’était pour des rapports techniques provenant de dizaine de différents fournisseurs externes. On peut appliquer cela pour des factures, ordres de commandes, formulaire de tout type, etc. Puis saisir les informations de ces documents dans vos outils quotidien (SAP, Oracle, AVQ, Finnova, Excel…)
Prérequis
Pour cette solution, la technologie RPA est la botte secrète. Si vous souhaitez avoir l’automatisation dans vos locaux, il vous faut:
- Un ordinateur (virtuel) ayant les mêmes applications que vos collaborateurs
- Des licences RPA adéquates, par exemple de UiPath avec leur outil de validation
- Un collaborateur expert du processus et motivé
- Un expert en RPA
En moyenne et selon la compléxité de votre processus, l’implémentation peut durer entre 2 et 5 semaines pour un format de document. L’extension à d’autres formats se compte seulement en jours.
Bénéfices
Dans un projet implémenté, l’automatisation d’un seul format de document représente 2 Equivalents à Temps Plein. L’extension à 6 structures, 4 ETP. Les gains directs sont est évidemment:
- Temps investi dans des tâches sans valeur ajouté libéré (compté en ETP)
- Réduction d’erreurs, donc gain de qualité de traitement de dossier
- Temps de traitement réduit et un retard cumulé quasi inexistant
Cela nous mène aux avantages indirects, tels que:
- Meilleure satisfaction au travail des collaborateurs
- Prise en charge de la clientèle/fournisseurs accélérée
- Base de donnée à jour et propre
Pourriez vous en profitez? Êtes vous prêts à essayer?